25. Juni 2019

Darum solltest du Rechnungssoftware nutzen


Zeit und Nerven sparen mit der richtigen Rechnungssoftware


Im diesem Artikel zeige ich dir, warum es sinnvoll ist, eine Rechnungssoftware zu benutzen und was es bei der Auswahl zu beachten gibt.



Unkompliziert Rechnungen schreiben und versenden


Rechnungen zu erstellen und zu verschicken kann ziemlich lästig sein. Ist aber leider nun einmal notwendig.
Anfangs greifen viele frische Start-Ups dafür auf Office-Software zurück. Doch das Schreiben von Rechnungen in Word oder Excel ist umständlich und kann eine Menge Zeit kosten. Außerdem schleichen sich dabei schnell Fehler ein.

Mein Tipp: Auf eine geeignete Softwarelösung zurückgreifen



Wie finde ich die richtige Rechnungssoftware für mein Unternehmen?


Welche Rechnungssoftware am besten zu deinem Unternehmen passt, hängt von der Größe und Struktur deines Unternehmens ab. Allerdings gibt es einige Mindestanforderungen, die jede Software erfüllen sollte, um dir die Arbeit auch tatsächlich zu erleichtern.

Eine geeignete Rechnungssoftware sollte mindestens:

  • gesetzliche Vorgaben erfüllen
  • Pflichtangaben (z.B. Adressen, Steuernummern, Rechnungs- und Leistungsdatum, Zahlungsfrist etc.) übernehmen können
  • Anforderungen an den Datenschutz erfüllen (es werden Kundendaten verarbeitet!)
  • Stets aktuell sein (sowohl auf funktionaler Ebene, als auch in Bezug auf das Steuerrecht)
  • Datenbankverwaltung bieten (Kann man unkompliziert auf Adressen, Leistungen und Produkte zugreifen und diese einfügen?)
  • Rechnungen per Email oder Post versenden können
  • intuitiv bedienbar sein (immerhin soll die Software die Arbeit erleichtern)
  • Möglichkeiten zur eigenen Gestaltung des Layouts bieten (Firmenlogo, Corporate Design)
  • über einen geeigneten Support verfügen



Online-Lösungen


Besonders praktisch ist es, wenn Entwickler von Rechnungssoftware eine Möglichkeit bieten, Rechnungen online zu verwalten. Der Vorteil bei cloudbasierten Programmen ist, dass du immer und überall Rechnungen ausstellen kannst. Zusätzlich kannst du so auch auf die entsprechenden Kundendaten zugreifen, ohne dich gerade in deinem Unternehmensnetzwerk befinden zu müssen. Auch die Integrierung in die eigene IT fällt damit weg.

Ein zusätzliches Plus sind Schnittstellen zu Buchhaltungsprogrammen oder anderer CRM-Software. Wenn beispielsweise Rechnungen direkt und unkompliziert an den Steuerberater weitergeleitet werden können, spart das viel Zeit und Papier.



Welche Anbieter von Rechnungssoftware gibt es?


Mittlerweile gibt es eine große Anzahl von Anbietern. Allerdings ist es ratsam, sich bei der Auswahl an den größeren und etablierten Anbietern zu orientieren. Damit kannst du sichergehen, dass diese ihre Software und die Nutzer auch in der abzusehenden Zukunft weiter unterstützen, Updates bereitstellen und ihre Software zuverlässig weiterentwickeln. Außerdem ist es so wahrscheinlicher, dass cloudbasierte Anbieter auf ihren Servern auch die 10 Jahre Aufbewahrungspflicht für die entsprechenden Dokumente einhalten können.


Als kleinen Anfang habe ich dir fünf Anbieter aufgelistet:



Sinnvoll vergleichen


Führe dir beim Vergleich vor Augen, welche Anforderungen du an eine Rechnungssoftware hast und was die Voraussetzungen deines Unternehmens sind.
Berücksichtige dabei beispielsweise:

  • die Anzahl deiner Kunden (auch mit Blick auf die Zukunft)
  • die Menge der Rechnungen, die du durchschnittlich ausstellst
  • die Anzahl deiner Mitarbeiter, die mit dem Programm arbeiten sollen
  • wie du die Rechnungen gestalten möchtest
  • ob du Schnittstellen zu anderer Software wünschst (z.B. zu Buchhaltungsprogrammen)


Einen detaillierte Gegenüberstellung von verschiedenen Anbietern findest du außerdem hier.

Lesetipps für frische Start-Ups:


Ich wünsche dir viel Erfolg bei der Gestaltung deines Unternehmens!

Nils

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