11. Juli 2019

Das richtige Zeiterfassungstool


Finde das passende Zeiterfassungstool für dein Unternehmen


Arbeite organisierter und unkompliziert mit dem richtigen Tool zur Zeiterfassung.

Warum ein Zeiterfassungstool sinnvoll ist und worauf du bei der Auswahl des Tools achten solltest, erkläre ich dir in diesem Artikel.



Warum ein Zeiterfassungstool?


Vom Büro zum Kunden und vom Kunden ins Homeoffice: Modernes Arbeiten ist abwechslungsreich und flexibel. Besonders wichtig ist dabei, einen Überblick über die investierte Arbeitszeit zu behalten. Was früher die Stempeluhr erfüllt hat, übernehmen heute moderne Software-Lösungen. Und sie können sogar noch mehr als nur das reine Erfassen von Arbeitszeiten:

Der größte Vorteil ist dabei, dass Zeiterfassungstools das Eintragen von Arbeitszeiten massiv vereinfachen. Du kannst alle Eintragungen zentral ablegen und auch von unterwegs unkompliziert deine investierte Arbeitszeit eintragen. Außerdem schleichen sich weniger Fehler ein, als bei analogen Methoden oder beim Eintragen der Arbeitszeiten in Word- oder Excel-Tabellen.

Nicht zuletzt sparst du mit dem richtigen Zeiterfassungstool auch eine Menge Zeit.



Ist ein Zeiterfassungstool für mein Unternehmen sinnvoll?


Die meisten Programme zur Zeiterfassung eignen sich besonders für Freelancer, kleinere Unternehmen und Start-Ups, die nicht ausschließlich zentral arbeiten und auf flexible Bürolösungen setzen. Denk an den klassischen Dienstleister, der viel Zeit mit Kundenbesuchen verbringt. Hier ist es besonders praktisch, direkt nach abgeschlossener Arbeit die Zeiten einzutragen und gleich korrekt aufzuschlüsseln. Das macht auch das Schreiben von Rechnungen hinterher einfacher.



Was sollte ein modernes Zeiterfassungstool können?


Es gibt natürlich viele verschiedene Anbieter von Zeiterfassungslösungen. Dementsprechend variiert auch der Umfang der Funktionen und Features, welche die Lösungen mit sich bringen.

Die meisten Tools bieten aber mindestens:

  • flexible Zeiterfassung auf mehreren Endgeräten (z.B. als Browser-Anwendung, Mobile-App oder Standalone-Software)
  • manuelle Eintragung oder automatische Erfassung via Stoppuhr-Funktion
  • genaue Budgetierung und Abrechnung von Projektzeiten
  • einen integrierten Urlaubsplaner



Worauf solltest du bei der Wahl achten?


Welches das beste Tool für dein Unternehmen ist, kannst du natürlich im Vergleich herausfinden. Immerhin sind die Anforderungen ja von Branche zu Branche und von Unternehmen zu Unternehmen verschieden.
Außerem gibt es bei jedem seriösen Anbieter auch die Möglichkeit, die Software im Voraus ausgiebig zu testen. Davon solltest du auf jeden Fall gebrauch machen. Das gibt dir auch die Möglichkeit, dich mit deinen Mitarbeitern abzusprechen. Immerhin lässt sich ein Zeiterfassungstool am effektivsten einsetzen, wenn alle Nutzer uneingeschränkt und intuitiv damit arbeiten können.


Darauf solltest du besonders achten:

  • einfache und intuitive Bedienbarkeit
  • Online-Verfügbarkeit
  • Datenschutzkonformität
  • automatische und manuelle Zeiterfassung
  • Erweiterbarkeit der Software (Wird die Mitarbeiterzahl wachsen? Kommen neue Aufgabenbereiche hinzu?)
  • Support für Software und Nutzer (Updates und 24/7 Support für sicheres und uneingeschränktes Arbeiten)
  • Rechtemanagement (Lassen sich neue Mitarbeiter-Konten unkompliziert anlegen? Lassen sich Befugnisse und Rechte für Teammitglieder verteilen?)


Vorteilhaft sind bei Zeitferfassungstools auch die Schnittstellen zu anderen Programmen wie Rechnungssoftware und Projektmanagement-Tools (z.B. Trello, Asana oder ClickUp).



Anbieter entdecken


Ich habe dir hier schon einmal fünf Anbieter von Zeiterfassungstools aufgelistet und verlinkt. So kannst du sie direkt miteinander vergleichen.


Eine detaillierte Gegenüberstellung der Funktionen und Leistungen verschiedener Anbieter findest du übrigens hier.

Ich hoffe, ich konnte dir auf dem Weg zum richtigen Zeiterfassungstool ein wenig helfen und wünsche dir viel Erfolg!


Nils

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